Krajowy System e-Faktur (KSeF) to temat, który z każdym miesiącem zyskuje na znaczeniu w kręgach przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych. Już od 2026 roku jego stosowanie stanie się obowiązkiem, dlatego warto zrozumieć, czym dokładnie jest KSeF i jakie niesie ze sobą zmiany oraz korzyści. W tym artykule przybliżymy wszystkie aspekty tego systemu i odpowiemy na najczęściej zadawane pytania.
KSeF – co to jest i do czego służy?
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Jej głównym zadaniem jest centralizacja procesu wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Nowy system ma na celu usprawnienie i unowocześnienie obiegu dokumentów księgowych w Polsce.
Faktura ustrukturyzowana w KSeF nie jest zwykłym PDF-em – to dokument w formacie XML, zgodny ze zdefiniowaną strukturą logiczną FA(3), który zawiera wszystkie wymagane dane finansowe, handlowe i podatkowe. Dzięki temu możliwe staje się pełne zautomatyzowanie procesu księgowania.
Każda faktura w systemie KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a jej kopia trafia do centralnej bazy danych, gdzie będzie przechowywana przez okres 10 lat. System umożliwia również wystawianie faktur w sytuacjach awaryjnych, w trybie offline i offline24.
Krajowy System e-Faktur to nie tylko narzędzie techniczne, ale i element strategii cyfryzacji państwa, mający na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Cel wprowadzenia KSeF
Wdrożenie KSeF ma na celu ograniczenie nadużyć podatkowych, zwiększenie efektywności administracji skarbowej oraz skrócenie czasu obsługi podatników. System umożliwia błyskawiczną weryfikację dokumentów, co znacznie przyspiesza proces kontroli i rozliczeń.
Dzięki jednolitej strukturze danych możliwe jest również przeprowadzanie analiz i porównań na poziomie całego kraju, co wspiera działania związane z uszczelnianiem systemu VAT i kontrolą rozliczeń między firmami.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Proces wystawiania faktury w KSeF opiera się na kilku zautomatyzowanych krokach. Przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie księgowym lub bezpośrednio w aplikacji KSeF, po czym dokument jest przesyłany do systemu i weryfikowany pod względem zgodności z obowiązującą strukturą logiczną.
Po pozytywnej walidacji faktura otrzymuje unikalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dokument staje się dostępny dla odbiorcy, który może go pobrać i zarejestrować w swoim systemie.
- Wystawienie faktury w formacie XML
- Weryfikacja struktury i treści dokumentu
- Nadanie numeru identyfikacyjnego
- Przesłanie faktury do odbiorcy
- Archiwizacja dokumentu na 10 lat
W przypadku braku dostępu do internetu możliwe jest skorzystanie z trybu offline24 – faktura może zostać wystawiona lokalnie i przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
KSeF a faktura elektroniczna
Warto zaznaczyć, że faktura ustrukturyzowana różni się od tradycyjnej faktury elektronicznej. Ta pierwsza ma ściśle określoną strukturę XML, podczas gdy faktura elektroniczna może być wysłana w dowolnym formacie, np. PDF. KSeF wymaga pełnej zgodności z opublikowanym wzorcem dokumentu.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Początkowo korzystanie z KSeF było dobrowolne, ale od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Terminy wejścia w życie obowiązku są uzależnione od skali działalności:
- Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- Od 1 stycznia 2027 r. – dla mikroprzedsiębiorców wykluczonych cyfrowo (do 10 tys. zł obrotu miesięcznie)
Dzięki takiemu etapowemu wdrażaniu przedsiębiorcy mają czas na dostosowanie swoich systemów do wymagań KSeF i przetestowanie działania systemu w swoim środowisku IT.
Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć będzie szerokiego grona podmiotów. Zaliczają się do nich m.in.:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
- podatnicy posiadający polski NIP, w tym korzystający z procedury OSS,
- jednostki samorządu terytorialnego i instytucje publiczne.
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF obejmują m.in. transakcje z konsumentami (B2C), podatników bez siedziby w Polsce oraz podmioty korzystające z unijnych procedur szczególnych (OSS, IOSS).
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Wystawianie faktur w KSeF może odbywać się na kilka sposobów. Najprostszym rozwiązaniem dla mikro i małych firm będzie skorzystanie z bezpłatnej Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Większe podmioty, posiadające własne systemy ERP, mogą zintegrować się z KSeF za pomocą udostępnionego API. Wówczas proces wystawiania i odbierania faktur może być w pełni zautomatyzowany – od momentu wygenerowania faktury po jej archiwizację.
Tokeny i certyfikaty – metody uwierzytelniania
Do 31 grudnia 2026 roku możliwe będzie uwierzytelnianie w systemie KSeF za pomocą tokenów, czyli specjalnych 40-znakowych ciągów znaków przypisanych do danego użytkownika lub podmiotu.
Od 1 stycznia 2027 roku jedyną dopuszczalną metodą uwierzytelniania będzie certyfikat KSeF. Można go uzyskać poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), korzystając z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub formularza ZAW-FA.
Jakie korzyści daje korzystanie z KSeF?
Choć wielu przedsiębiorców obawia się nadchodzących zmian, to warto zwrócić uwagę na liczne korzyści wynikające z wcześniejszego wdrożenia systemu. Oto najważniejsze z nich:
- brak obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur – robi to za nas system KSeF,
- krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT – skrócenie terminu z 60 do 40 dni,
- brak konieczności przesyłania plików JPK_FA na żądanie urzędów,
- większa automatyzacja procesów księgowości,
- eliminacja błędów podczas wystawiania faktur,
- natychmiastowy dostęp do faktur przez kontrahentów.
Integracja z KSeF oznacza mniej formalności, szybsze rozliczenia i większe bezpieczeństwo w obrocie dokumentami księgowymi.
Tryb offline i offline24 – co zrobić w razie awarii?
Ministerstwo Finansów przewidziało sytuacje, w których dostęp do internetu lub samego systemu KSeF może być niedostępny. Dlatego wdrożono dwa tryby awaryjne:
- Tryb offline – faktura może być wystawiona w oparciu o wzór, a jej przesłanie do KSeF musi nastąpić w ciągu 7 dni roboczych po usunięciu awarii,
- Tryb offline24 – faktura musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.
Do wystawiania dokumentów w tych trybach konieczne jest posiadanie certyfikatu KSeF oraz umieszczenie kodu QR na fakturze, który umożliwia odbiorcy jej weryfikację.
KSeF a faktury zagraniczne – jak wygląda obsługa?
W przypadku faktur wystawianych na rzecz kontrahentów zagranicznych, obowiązek ich przesłania do KSeF nadal istnieje. Taka faktura musi być dodatkowo opatrzona kodem QR i udostępniona kontrahentowi w uzgodnionej formie, np. w PDF.
Jednak faktury zakupowe otrzymywane od zagranicznych dostawców (np. za subskrypcje, import usług) nie są objęte KSeF i nadal będą księgowane na dotychczasowych zasadach.
Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?
Przygotowanie do obowiązkowego KSeF wymaga kilku działań organizacyjnych i technicznych. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:
- przeanalizować procesy fakturowania i księgowania w firmie,
- sprawdzić, czy jego system księgowy jest gotowy do integracji z KSeF,
- uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub przygotować formularz ZAW-FA,
- wystąpić o certyfikat KSeF od 1 listopada 2025 r.,
- zapewnić odpowiednie uprawnienia dla pracowników lub biura rachunkowego.
Warto również przeprowadzić testowe wdrożenie systemu i skorzystać z trybu fakultatywnego, który jeszcze do 2026 roku pozwala na dobrowolne korzystanie z KSeF.
Jakie są różnice między KSeF a PEF?
KSeF często bywa mylony z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF), która funkcjonuje od 2019 roku. Choć obie platformy służą do obsługi faktur ustrukturyzowanych, różnią się zakresem stosowania:
- PEF – przeznaczona do obsługi zamówień publicznych i faktur wystawianych na rzecz instytucji publicznych,
- KSeF – ogólnokrajowy system dla wszystkich przedsiębiorców, mający objąć cały obrót gospodarczy B2B i B2G.
Obydwa systemy działają niezależnie i nie są ze sobą zintegrowane – faktura wystawiona w jednym systemie nie będzie widoczna w drugim.
Co warto zapamietać?:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązkowy od 2026 roku dla większości przedsiębiorców, z etapowym wprowadzeniem: duże firmy od 1 lutego, pozostałe od 1 kwietnia, mikroprzedsiębiorcy od 1 stycznia 2027.
- Faktura ustrukturyzowana w KSeF to dokument w formacie XML, który zapewnia automatyzację księgowania i archiwizację na 10 lat.
- Korzyści z KSeF: brak obowiązku archiwizacji faktur, skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, eliminacja błędów w fakturowaniu oraz natychmiastowy dostęp do faktur przez kontrahentów.
- Możliwość wystawiania faktur w trybie offline i offline24 w przypadku braku dostępu do internetu, z obowiązkiem przesłania dokumentów do KSeF w określonym czasie.
- Przygotowanie do KSeF wymaga analizy procesów fakturowania, sprawdzenia gotowości systemu księgowego, uzyskania certyfikatu KSeF oraz przeprowadzenia testowego wdrożenia systemu.
