Faktura to nie tylko dokument księgowy – to także dowód przeprowadzenia transakcji, obowiązek podatkowy i narzędzie kontroli. Od 2026 roku każda faktura VAT będzie musiała być zgodna z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania. W tym przewodniku wyjaśniamy, jakie dane są niezbędne do wystawienia faktury, jak zmieniają się obowiązki i na co trzeba zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów.
Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze VAT?
Wystawienie faktury VAT wymaga precyzyjnego ujęcia konkretnych informacji. Wszystkie te elementy określone są w art. 106e ustawy o VAT. Brak któregokolwiek z nich może skutkować odrzuceniem dokumentu przez organy podatkowe lub system KSeF.
Podstawowe dane, które muszą znaleźć się na fakturze VAT to:
- data wystawienia dokumentu,
- kolejny numer faktury w ramach jednej lub więcej serii,
- pełne dane sprzedawcy i nabywcy: nazwa (lub imię i nazwisko), adres, NIP,
- data dostawy towaru lub wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia),
- nazwa towaru lub usługi,
- ilość i jednostka miary,
- cena jednostkowa netto,
- stawka VAT i kwota podatku,
- wartość netto i brutto transakcji.
Oprócz tych informacji faktura może zawierać także dane dodatkowe, zależnie od rodzaju transakcji, jak np. forma i termin płatności, numer konta bankowego czy adnotacja o metodzie kasowej lub procedurze marży.
Jakie dane są przesyłane do KSeF?
Od 2026 roku obowiązkowe będzie używanie Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawiając fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi zadbać o precyzyjne uzupełnienie danych, ponieważ każda informacja zostanie przesłana do systemu KSeF w formacie XML.
Wśród danych przekazywanych do KSeF znajdują się:
- dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy: NIP, REGON, nazwa, adres,
- numer i data wystawienia faktury,
- rodzaj dokumentu (np. faktura VAT, faktura zaliczkowa, korekta),
- szczegóły transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa, wartość netto i brutto, stawki VAT,
- informacje o płatności: termin, numer konta bankowego,
- dane dodatkowe: kody GTU, numer zamówienia, numer WZ, sposób dostawy.
Każda nieścisłość lub brak danych może skutkować odrzuceniem faktury przez system KSeF, a tym samym opóźnieniem w rozliczeniu podatkowym.
Jak wygląda faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana różni się od tradycyjnej faktury papierowej lub pliku PDF. Jest to dokument w formacie XML, zgodnym ze schematem FA(3), który został opracowany przez Ministerstwo Finansów. Nie zawiera formy graficznej, a jej struktura pozwala na automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe.
Format XML
Plik XML zawiera dane w postaci tagów, które jednoznacznie opisują każdą informację. Dzięki temu możliwa jest automatyczna weryfikacja poprawności dokumentu już na etapie jego przesyłania do KSeF.
Warto podkreślić, że mimo braku klasycznego wyglądu, fakturę w formacie XML można w każdej chwili wydrukować lub pobrać jako PDF – jednak formalnie liczy się wyłącznie zawartość pliku XML, a nie jego wizualna prezentacja.
Schemat FA(3)
Od 2026 roku obowiązuje nowy schemat FA(3), który dodaje nowe możliwości:
- oznaczenia GTU, MPP, TP i inne zgodne z JPK_V7,
- powiązanie faktury z dokumentem zamówienia, WZ lub umową,
- lepsze wsparcie dla transakcji międzynarodowych i walutowych.
Jakie dane są wymagane na fakturze bez VAT?
Nie każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do naliczania VAT. W przypadku zwolnienia z podatku, obowiązuje wystawienie faktury bez VAT, która również musi zawierać określone informacje.
Do obowiązkowych danych na fakturze bez VAT należą:
- data wystawienia,
- numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy – imię, nazwisko, adres,
- nazwa towaru lub usługi,
- ilość i jednostka miary,
- cena jednostkowa,
- wartość ogółem,
- adnotacja „zw” w polu stawki VAT.
W przypadku zwolnienia przedmiotowego należy również wskazać podstawę prawną zwolnienia, np. art. 43 ustawy o VAT.
Jakie dane zawiera faktura imienna?
Faktura imienna to dokument wystawiany osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W praktyce pełni rolę potwierdzenia zakupu dla konsumenta, który zażądał faktury zamiast paragonu.
Na fakturze imiennej muszą znaleźć się:
- imię i nazwisko nabywcy,
- adres nabywcy,
- pozostałe dane identyczne jak na fakturze VAT: data, numer, opis towaru/usługi, cena, wartość netto i brutto, stawka VAT.
Nie jest wymagane podanie numeru NIP, ponieważ nabywca nie jest podatnikiem VAT. Jednak dokładność danych jest istotna – również takie faktury są przesyłane do KSeF.
Jakie dane są wymagane przy fakturze korygującej?
W przypadku błędnie wystawionej faktury konieczne jest jej skorygowanie. Faktura korygująca musi zawierać zarówno dane pierwotnej faktury, jak i poprawione informacje.
Elementy faktury korygującej
Każda korekta musi zawierać:
- numer i datę wystawienia korekty,
- dane z faktury pierwotnej: numer, data, dane stron,
- opis towaru lub usługi objętej korektą,
- powód korekty,
- poprawione wartości netto, VAT i brutto.
W przypadku korekty zbiorczej (np. rabatu za cały miesiąc) można zrezygnować z podawania nazw wszystkich towarów, ale należy wskazać okres objęty korektą.
Jakie dane są konieczne dla faktury uproszczonej?
Faktura uproszczona to forma dokumentu, którą można wystawić, jeśli wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro. Często pełni ją paragon z numerem NIP nabywcy.
Faktura uproszczona musi zawierać:
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę towaru/usługi,
- kwotę brutto należności,
- stawki VAT i kwoty podatku.
Pomimo mniejszej liczby danych, dokument ten umożliwia odliczenie VAT przez nabywcę, o ile zawiera wszystkie wymagane informacje.
Jakie dane obowiązują w działalności nierejestrowanej?
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną również mogą wystawiać faktury, mimo że nie są formalnie zarejestrowanymi przedsiębiorcami. Zasady te dotyczą m.in. osób, których miesięczny przychód nie przekracza 2700 zł.
Faktura wystawiona w ramach działalności nierejestrowanej powinna zawierać:
- imię i nazwisko sprzedawcy,
- adres zamieszkania,
- nazwę sprzedawanego towaru/usługi,
- cenę jednostkową,
- wartość całkowitą,
- datę wystawienia i numer dokumentu.
Jeśli osoba prowadząca taką działalność uzyskała NIP (np. z powodu obowiązku rejestracji do VAT), numer ten również należy umieścić na fakturze.
Jakie dane są istotne przy fakturach w języku obcym?
Faktury wystawiane lub otrzymywane w ramach transakcji zagranicznych mogą być sporządzane w języku obcym. Przepisy nie wskazują obowiązkowego języka, w jakim musi być wystawiona faktura, ale ważne jest, aby dokument był możliwy do zinterpretowania przez urzędy i spełniał wszystkie wymogi formalne.
W przypadku faktur walutowych, podatek VAT należy przeliczyć na złote według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury (lub powstanie obowiązku podatkowego). Zaleca się również wystawianie faktur dwujęzycznych, co ułatwia rozliczenie i kontrolę.
Administracja skarbowa może zażądać przetłumaczenia faktury wystawionej w języku obcym na potrzeby kontroli lub postępowania podatkowego.
Jak długo należy przechowywać dane z faktur?
Faktury – zarówno papierowe, jak i elektroniczne – należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. W tym czasie dokumenty muszą być dostępne dla organów kontrolnych w formie umożliwiającej ich wydruk lub pobranie.
Faktury elektroniczne powinny być archiwizowane w nieedytowalnym formacie, np. PDF, JPG, XML. Możliwe jest także digitalizowanie dokumentów papierowych (skanowanie) i ich przechowywanie w formie cyfrowej.
Co warto zapamietać?:
- Od 2026 roku każda faktura VAT musi być zgodna z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co wymaga przesyłania danych w formacie XML.
- Obowiązkowe dane na fakturze VAT: data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, data dostawy, nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT, wartość netto i brutto.
- Faktura korygująca musi zawierać numer i datę korekty, dane pierwotnej faktury, opis towaru/usługi, powód korekty oraz poprawione wartości.
- Faktura uproszczona (do 450 zł brutto) wymaga m.in. daty wystawienia, numeru faktury, NIP sprzedawcy i nabywcy oraz kwoty brutto.
- Faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności VAT, w formie umożliwiającej ich wydruk lub pobranie.
