Nowe przepisy wprowadzające obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) całkowicie zmienią sposób wystawiania dokumentów sprzedaży w Polsce. Od 1 lutego 2026 r. dla wielu przedsiębiorców będzie to jedyna dopuszczalna forma fakturowania. Warto już teraz zapoznać się z terminami, zasadami i obowiązkami, jakie niesie ze sobą ten system.
Od kiedy obowiązuje e-faktura w Polsce?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie wprowadzony etapowo. Najwcześniejszy termin to 1 lutego 2026 r., który obejmie dużych przedsiębiorców o rocznych obrotach przekraczających 200 mln zł brutto. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., system stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT, w tym małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
Dla najmniejszych podatników, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, przewidziano dodatkowy czas na przygotowanie. Dla nich obowiązek wdrożenia e-fakturowania wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.. To oznacza, że do końca 2026 roku mikroprzedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie, ale muszą być gotowi na odbiór e-faktur wystawianych przez innych kontrahentów.
Dlaczego KSeF staje się obowiązkowy?
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF ma na celu zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych, ułatwienie kontroli VAT oraz przyspieszenie obiegu dokumentów. Faktury będą trafiać bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, co wyeliminuje możliwość ich zgubienia, sfałszowania czy opóźnień w przekazaniu informacji.
Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca zobowiązany będzie do wystawiania faktur wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur – niezależnie od branży czy wielkości firmy.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF to platforma informatyczna umożliwiająca wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Każda faktura po przesłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który potwierdza jej wystawienie i umożliwia pobranie przez odbiorcę.
System funkcjonuje w pełni online, ale przewidziano również tryb offline24 – pozwalający na wystawienie faktury bez dostępu do internetu, pod warunkiem jej przesłania do KSeF w kolejnym dniu roboczym. Dodatkowo, w przypadku awarii systemu, możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF – z obowiązkiem ich późniejszego przesłania.
Faktura ustrukturyzowana – co to oznacza?
To faktura wystawiana w jednolitym schemacie XML, zawierająca dane w formacie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe. W odróżnieniu od PDF czy wersji papierowej, e-faktura zapewnia spójność danych, brak błędów formalnych i pełną kontrolę nad treścią dokumentu.
Faktura staje się ważna dopiero po zatwierdzeniu przez KSeF i nadaniu jej numeru identyfikacyjnego. Tylko wtedy może zostać uznana za wystawioną i przekazaną kontrahentowi.
Etapy wystawiania faktury w KSeF
Proces wystawiania faktury w systemie KSeF wygląda następująco:
- Przygotowanie faktury sprzedażowej w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3),
- Wysłanie dokumentu do KSeF przez oprogramowanie księgowe lub aplikację podatnika,
- Weryfikacja dokumentu przez system i nadanie mu numeru KSeF,
- Odbiór faktury przez kontrahenta poprzez system KSeF bez potrzeby jej fizycznego przesyłania,
- Archiwizacja dokumentu w systemie na okres 10 lat.
Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF?
Od 2026 roku z KSeF będą musieli korzystać wszyscy podatnicy VAT prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski. Obowiązek ten dotyczy zarówno dużych firm, średnich przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych. Co więcej, obejmie również podatników zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają faktury.
System dotyczy także firm zagranicznych zarejestrowanych na potrzeby VAT w Polsce. W przypadku wystawiania faktur na rzecz kontrahenta zagranicznego, faktura trafia do KSeF, ale jej doręczenie następuje poza systemem – np. mailowo.
Kto nie musi korzystać z KSeF?
Wyłączenia z obowiązku korzystania z KSeF obejmują m.in.:
- osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (transakcje B2C),
- podatników zagranicznych nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- przedsiębiorców stosujących procedury szczególne, np. OSS lub IOSS,
- świadczenia niepodlegające obowiązkowi fakturowania, np. bilety autostradowe czy usługi przewozu osób.
Warto dodać, że przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury B2C w KSeF, ale muszą zapewnić odbiorcy dostęp do dokumentu – np. przez kod QR.
Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF?
Wdrożenie KSeF wymaga przygotowania organizacyjnego i technicznego. Najważniejsze kroki to integracja oprogramowania księgowego, przeszkolenie pracowników oraz nadanie właściwych uprawnień do korzystania z systemu. Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która pozwala na testowanie funkcjonalności jeszcze przed wejściem systemu w życie.
Integracja z KSeF to nie tylko obowiązek, ale też szansa na automatyzację procesów księgowych i redukcję ryzyka błędów w fakturach.
Niezbędne narzędzia i uprawnienia
Aby móc korzystać z systemu, przedsiębiorca musi posiadać jedną z metod uwierzytelnienia:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (dla osób prawnych),
- Profil Zaufany,
- certyfikat KSeF (niezbędny w trybie offline24 i przy awariach).
Uprawnienia do wystawiania faktur mogą być nadawane pracownikom, biurom rachunkowym lub innym osobom zewnętrznym. W przypadku spółek, konieczne może być wcześniejsze zgłoszenie osoby odpowiedzialnej na formularzu ZAW-FA.
Tryb offline24 – na czym polega?
Tryb offline24 pozwala na wystawienie faktury bez połączenia z internetem, np. w przypadku problemów technicznych. Faktura musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. W sytuacji awarii systemu, podatnik ma 7 dni roboczych na przesłanie dokumentu.
Faktury wystawione w trybie offline muszą zawierać dwa kody QR – jeden wskazujący tryb „OFFLINE”, drugi potwierdzający tożsamość wystawcy przez „CERTYFIKAT”.
Jakie korzyści przynosi KSeF?
Obowiązkowy KSeF stwarza wiele potencjalnych korzyści dla przedsiębiorców. Najważniejsze z nich to:
- skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
- automatyczne przechowywanie faktur przez 10 lat w systemie,
- brak konieczności przesyłania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
- większa automatyzacja procesów księgowych i redukcja błędów,
- łatwiejsze zarządzanie dokumentacją i cyfrowy obieg faktur w firmie.
Dzięki jednolitemu formatowi faktury ustrukturyzowanej, dane są łatwe do odczytu i przetwarzania automatycznego, co upraszcza pracę nie tylko księgowym, ale również biurom rachunkowym i doradcom podatkowym.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów?
Sankcje za naruszenie przepisów dotyczących KSeF nie będą obowiązywać od razu. Do końca 2026 roku Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy, w czasie którego przedsiębiorcy nie będą karani za błędy we wdrożeniu systemu. Od 1 stycznia 2027 r. przewidziane są jednak surowe kary finansowe.
W przypadku niewystawienia faktury w KSeF, jej wystawienia poza systemem lub nieprzesłania jej w terminie, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% wartości brutto, jeśli VAT nie został wykazany.
Jak wystawiać faktury z załącznikami?
Nowością w KSeF będzie możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych. Opcja ta będzie dobrowolna i przydatna np. w branżach, gdzie wystawiane są faktury zawierające szczegółowe informacje o ilości, jednostkach miary czy cenach jednostkowych – jak w telekomunikacji, energetyce czy handlu hurtowym.
Przed rozpoczęciem korzystania z tej funkcji konieczne będzie wcześniejsze zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikami przez e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenie zostanie zaakceptowane w ciągu 3 dni roboczych.
Czy KSeF zastąpi inne systemy podatkowe?
Choć KSeF i Jednolity Plik Kontrolny (JPK) dotyczą obiegu dokumentów, pełnią różne funkcje. KSeF służy do wystawiania i odbioru faktur, natomiast JPK to narzędzie raportowe, wykorzystywane do rozliczenia podatku VAT. Faktury wystawione w KSeF będą uwzględniane w plikach JPK_V7, ale samego pliku nie zastąpią.
W przyszłości możliwa jest dalsza integracja tych narzędzi, co pozwoli na jeszcze większą automatyzację raportowania podatkowego. Na razie jednak KSeF funkcjonuje niezależnie od JPK i każdy przedsiębiorca musi przygotować się do jego samodzielnego wdrożenia.
Co warto zapamietać?:
- Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wejdzie w życie etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
- Mikroprzedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 tys. zł mają czas do 1 stycznia 2027 r. na wdrożenie e-fakturowania.
- KSeF umożliwia wystawianie faktur w formacie XML, co zapewnia automatyczne przetwarzanie danych oraz eliminuje ryzyko błędów formalnych.
- Korzyści z KSeF obejmują skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni oraz automatyczne archiwizowanie faktur przez 10 lat.
- Od 1 stycznia 2027 r. przewidziane są kary finansowe za niewłaściwe korzystanie z KSeF, w tym do 100% kwoty VAT na fakturze.
