Faktura proforma to dokument, który nie wywołuje skutków podatkowych ani księgowych, a mimo to pełni istotną rolę w codziennej działalności wielu firm. Choć nie jest obowiązkowa, z powodzeniem znajduje zastosowanie w praktyce biznesowej. Warto zatem przyjrzeć się jej bliżej – czym dokładnie jest, jak ją wystawiać i kiedy warto z niej skorzystać?
Co to jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument handlowy, który swoim wyglądem przypomina klasyczną fakturę VAT, jednak nie wywołuje żadnych skutków podatkowych ani księgowych. Nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu ustawy o VAT, nie podlega księgowaniu i nie powoduje obowiązku zapłaty podatku od towarów i usług. Jej głównym celem jest przedstawienie warunków planowanej transakcji.
Można ją porównać do oferty handlowej, która zawiera precyzyjnie określone dane – takie jak cena, ilość towaru, termin płatności czy dane kontrahentów. W praktyce, stanowi zapowiedź faktury VAT, którą wystawia się dopiero po wykonaniu usługi lub dostawie towaru. Proforma może być też podstawą do realizacji przedpłaty lub zaliczki, jednak po dokonaniu płatności przedsiębiorca powinien niezwłocznie wystawić fakturę VAT lub fakturę zaliczkową.
Faktura proforma nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT i nie może być ujęta w ewidencji księgowej – jej funkcja ma wyłącznie charakter informacyjny i ofertowy.
Jakie dane zawiera faktura proforma?
Chociaż faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, to powinna zawierać wszystkie elementy niezbędne do prawidłowej identyfikacji transakcji. Dzięki temu klient otrzymuje kompletne informacje, które może analizować przed podjęciem decyzji o zakupie. Na fakturze proforma powinny się znaleźć:
- wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma” lub „Proforma”,
- numer dokumentu i data wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy (w tym adresy i NIP),
- opis towarów lub usług i jednostki miary,
- ilość towarów lub usług,
- cena jednostkowa netto oraz brutto,
- stawki i kwoty podatku VAT,
- termin i sposób płatności,
- wartość zamówienia netto, VAT i brutto.
Wszystkie te elementy powinny odpowiadać danym, które znajdą się później na fakturze VAT, jeżeli klient zdecyduje się na realizację transakcji. Różnica polega wyłącznie na tytule dokumentu, który jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura księgowa.
Kiedy warto wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma ma wiele zastosowań i może być wystawiona w różnych momentach. W praktyce gospodarczej przyjęło się, że dokument ten jest używany w trzech głównych przypadkach: jako oferta, wezwanie do zapłaty oraz potwierdzenie ustaleń handlowych. Każdy z tych przypadków niesie ze sobą konkretne korzyści i zabezpieczenia dla stron transakcji.
Przedstawienie oferty handlowej
Najczęściej faktura proforma wystawiana jest na etapie przygotowywania oferty. Pozwala ona przedstawić klientowi konkretne warunki transakcji – w tym cenę, ilość, koszty dostawy czy termin realizacji. Klient może ją zaakceptować, negocjować lub odrzucić.
To rozwiązanie szczególnie przydatne przy transakcjach międzynarodowych lub o wysokiej wartości, gdzie każda ze stron chce mieć pewność uzgodnionych warunków przed finalizacją sprzedaży.
Oczekiwanie na zaliczkę lub przedpłatę
Proforma jest również idealnym narzędziem przy oczekiwaniu na zapłatę przed realizacją zamówienia. W takiej sytuacji pozwala przedsiębiorcy uniknąć konieczności wystawiania faktury VAT przed otrzymaniem pieniędzy, co jest szczególnie istotne przy ryzyku nieopłacenia faktury.
W związku z tym, że nie generuje obowiązku podatkowego, jej wystawienie nie wiąże się z koniecznością rozliczenia podatku VAT. Dopiero po zaksięgowaniu wpłaty należy wystawić fakturę zaliczkową lub końcową.
Formalizacja ustaleń zamówienia
Faktura proforma może pełnić rolę dokumentu podsumowującego ustalenia poczynione ustnie lub telefonicznie. Dzięki temu obie strony mają jasny obraz tego, co zostało uzgodnione – zarówno pod względem ceny, jak i zakresu usługi.
Dokument ten działa więc jako potwierdzenie złożonego zamówienia, co może być później wykorzystane także jako dowód w przypadku sporu lub nieporozumienia.
Jak wystawić fakturę proforma?
Wystawienie faktury proforma jest bardzo proste i może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Można do tego wykorzystać standardowy program księgowy, który umożliwia jej wygenerowanie na podstawie wprowadzonych danych.
Co ważne, nie ma przepisów regulujących dokładny sposób wystawiania tego dokumentu. Nie istnieje też obowiązek jej wystawienia w konkretnym terminie. Faktura proforma może zostać wygenerowana w dowolnym momencie, ale nie powinna być wystawiana po otrzymaniu płatności.
Programy do wystawiania faktur
Wiele systemów księgowych, takich jak SaldeoSMART, wFirma.pl czy inne popularne platformy, posiadają specjalne moduły umożliwiające wystawianie dokumentów proforma. Użytkownik musi wprowadzić podstawowe dane transakcji, a system automatycznie wygeneruje dokument zgodny ze wzorem.
Warto przy tym pamiętać, że faktura proforma nie pojawia się w rejestrach VAT ani w ewidencji przychodów, co odróżnia ją od typowej faktury VAT.
Faktura proforma a faktura VAT – czym się różnią?
Mimo że faktura proforma pod względem zawartości przypomina fakturę VAT, różnice między tymi dokumentami są zasadnicze. Różnią się nie tylko nazwą, ale przede wszystkim konsekwencjami podatkowymi i księgowymi.
Faktura VAT to dokument księgowy, który wywołuje obowiązki podatkowe, natomiast proforma to dokument handlowy, który służy jedynie do komunikacji z klientem.
Najważniejsze różnice między tymi dokumentami to:
- Cel dokumentu – faktura VAT dokumentuje sprzedaż, proforma przedstawia ofertę.
- Skutki podatkowe – faktura VAT wywołuje obowiązek zapłaty podatku, proforma nie.
- Możliwość księgowania – faktura VAT musi być ujęta w ewidencjach, proforma nie jest księgowana.
- Możliwość odliczenia VAT – odbiorca faktury VAT może odliczyć VAT, przy proformie nie ma takiej możliwości.
- Nazewnictwo – proforma musi mieć wyraźny tytuł „Faktura pro forma”, co uniemożliwia mylne uznanie jej za fakturę VAT.
Jakie są zalety stosowania faktury proforma?
Pomimo braku mocy prawno-finansowej, faktura proforma posiada wiele istotnych zalet. Przede wszystkim pozwala zachować elastyczność w procesie sprzedażowym, minimalizując ryzyko niepotrzebnych obowiązków podatkowych w przypadku, gdy klient ostatecznie zrezygnuje z zakupu.
Wśród najważniejszych korzyści z jej stosowania warto wymienić:
- brak obowiązku korekty – w przypadku rezygnacji klienta nie trzeba korygować faktury VAT,
- zabezpieczenie transakcji – przy sprzedaży z przedpłatą proforma działa jako gwarancja dla obu stron,
- transparentność – klient zna wszystkie warunki transakcji przed dokonaniem zakupu,
- łatwość negocjacji – dokument może być modyfikowany bez konsekwencji podatkowych.
Dodatkową zaletą faktury proforma jest fakt, że może być ona używana jako forma przypomnienia o konieczności dokonania płatności. W takiej roli występuje jako uprzejme wezwanie do zapłaty, bez wywoływania skutków prawnych.
Czy fakturę proforma trzeba księgować?
Nie, faktura proforma nie podlega księgowaniu ani w KPiR, ani w rejestrze sprzedaży VAT. Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów, które jednoznacznie wskazuje, że dokument ten nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o podatku VAT.
Jeżeli klient dokona zapłaty na podstawie faktury proforma, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić stosowną fakturę VAT lub zaliczkową. W przeciwnym razie może dojść do naruszenia przepisów podatkowych.
Kto może wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma może być wystawiona wyłącznie przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Osoby fizyczne nieprowadzące firmy nie mają takiej możliwości – w ich przypadku możliwe jest jedynie wystawienie rachunku na żądanie zleceniodawcy.
Warto podkreślić, że faktura proforma nie może być wystawiona po przyjęciu płatności – jej celem jest bowiem zapowiedź, a nie potwierdzenie transakcji. W przypadku, gdy środki już wpłynęły na konto, należy od razu wystawić fakturę VAT.
Faktura proforma to jedno z tych narzędzi, które – choć pozornie nieobowiązkowe – może znacząco ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej. Stosowana w odpowiedni sposób, chroni interesy obu stron transakcji, pozwala uniknąć niepotrzebnych obowiązków podatkowych i wprowadza porządek w komunikacji z klientem.
Co warto zapamietać?:
- Faktura proforma to dokument handlowy, który nie wywołuje skutków podatkowych ani księgowych, służący do przedstawienia warunków transakcji.
- Powinna zawierać m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów/usług, ceny oraz termin płatności.
- Może być wystawiana jako oferta, wezwanie do zapłaty lub potwierdzenie ustaleń handlowych, co zwiększa elastyczność w procesie sprzedażowym.
- Nie podlega księgowaniu ani ewidencji VAT, a jej wystawienie nie wiąże się z obowiązkiem podatkowym.
- Może być wystawiana tylko przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą i nie może być wystawiana po przyjęciu płatności.
