Wystawienie faktury może wydawać się z pozoru prostą czynnością, jednak jej prawidłowe przygotowanie wymaga znajomości przepisów, procedur i szczególnych przypadków. Dokument ten ma ogromne znaczenie dla rozliczeń podatkowych i porządku w dokumentacji firmy. Poniżej znajdziesz kompleksowy przewodnik, który krok po kroku pokaże, jak prawidłowo wystawić fakturę w 2026 roku.
Kto ma obowiązek wystawiać fakturę?
Obowiązek wystawiania faktur ciąży przede wszystkim na podatnikach VAT, ale również na przedsiębiorcach korzystających ze zwolnień podatkowych w określonych przypadkach. Faktura to nie tylko dowód sprzedaży, ale również dokument wymagany w celach rozliczeniowych i podatkowych.
Podatnicy VAT mają obowiązek dokumentować sprzedaż towarów i usług na rzecz innych podatników VAT oraz osób prawnych niebędących podatnikami. Dotyczy to również sprzedaży wysyłkowej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz otrzymania przedpłaty za usługę lub towar.
Przypadki wystawienia faktury bez obowiązku podatkowego
Jeśli prowadzisz działalność zwolnioną z VAT – np. usługi edukacyjne czy medyczne – nie zawsze musisz wystawiać fakturę. Jednak masz obowiązek jej wystawienia, jeśli klient zażąda tego w ciągu 3 miesięcy od wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Warto zaznaczyć, że nawet podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mają możliwość dobrowolnego wystawienia faktury. W takim przypadku dokument ten również musi zawierać określone elementy, w tym oznaczenie „zw” w polu stawki VAT.
Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze?
Każda faktura, niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – musi zawierać obowiązkowe elementy określone przepisami. Niedopełnienie tych wymagań może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem VAT, karami finansowymi lub opóźnieniami w płatnościach.
Najczęstsze błędy na fakturach to brak numeru NIP, nieprecyzyjny opis usługi, brak stawki VAT lub niepoprawna numeracja.
- Data wystawienia i numer faktury (np. 001/2026 lub FV/03/2026)
- Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
- Numer NIP każdej ze stron (jeśli dotyczy)
- Data wykonania usługi lub dostawy
- Nazwa towaru lub usługi – precyzyjny opis
- Jednostka miary i ilość
- Cena jednostkowa netto
- Stawka VAT (np. 23%, 8%, „zw” lub „np”)
- Wartość netto, VAT i brutto
- Informacje dotyczące płatności: numer rachunku, forma płatności, termin
Opis usługi – dlaczego jest tak istotny?
Nie wystarczy wpisać „usługa” lub „sprzedaż towaru”. Opis powinien być konkretny, np. „Usługa fotografii produktowej dla sklepu internetowego XYZ”. Taki zapis ma znaczenie nie tylko przy kontroli skarbowej, ale również w przypadku reklamacji czy sporów sądowych.
Jak wystawić fakturę krok po kroku?
Wystawienie faktury można przeprowadzić ręcznie lub za pomocą programu komputerowego. Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z aplikacji online, które automatyzują proces, pozwalając uniknąć błędów i przyspieszają pracę.
Ręczne wystawienie faktury
Jeśli wybierzesz opcję ręczną, musisz zadbać o to, by każdy wymagany element został ujęty w dokumencie. Przy numeracji faktur warto stosować systematyczność – np. numer/miesiąc/rok – co ułatwia ich archiwizację i odnalezienie.
Przy ręcznym wystawianiu należy również:
- Upewnić się, że dane kontrahenta są poprawne,
- Sprawdzić zgodność stawki VAT z przedmiotem sprzedaży,
- Podać właściwy termin płatności oraz numer rachunku bankowego.
Wystawienie faktury w systemie online
Nowoczesne systemy księgowe, jak wfirma.pl czy ifirma.pl, umożliwiają wystawianie faktur w kilku prostych krokach. Wystarczy wprowadzić dane sprzedawcy i nabywcy, dodać pozycje towarowe i wybrać metodę płatności.
Programy automatycznie obliczają VAT, sumują wartości oraz umożliwiają szybkie przesłanie faktury w formacie PDF na adres e-mail kontrahenta. Faktury można też wystawiać w językach obcych i walutach zagranicznych, co jest przydatne przy transakcjach międzynarodowych.
Jak poprawić błędną fakturę?
Błędy w fakturach zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym firmom. Ważne, aby je poprawiać zgodnie z prawem. Do dyspozycji są dwa dokumenty: faktura korygująca i nota korygująca.
Faktura korygująca
Wystawiana przez sprzedawcę. Dotyczy błędów w:
- cenie jednostkowej,
- ilości towaru,
- stawce VAT,
- kwocie podatku.
Jeśli korekta obniża kwotę VAT do zapłaty, konieczne jest uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. To warunek konieczny, by prawidłowo rozliczyć podatek.
Nota korygująca
Wystawiana przez nabywcę. Służy do poprawy drobnych błędów, takich jak:
- niewłaściwa nazwa kontrahenta,
- niewłaściwy adres,
- błędny numer NIP,
- nieprawidłowa data sprzedaży.
Nota musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury. Dlatego warto działać szybko i sprawnie, by uniknąć opóźnień w rozliczeniach.
Faktura elektroniczna czy papierowa – co wybrać?
Od 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej (e-faktura) będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców. Faktury będą musiały być wystawiane przez KSeF – Krajowy System e-Faktur w formacie XML.
Do tego czasu faktury elektroniczne w formacie PDF lub JPG są w pełni akceptowane, jeśli spełniają warunki:
- czytelność i autentyczność treści,
- integralność danych,
- zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur w tej formie.
Faktury elektroniczne przyspieszają obieg dokumentów, zmniejszają koszty operacyjne i wspierają ekologiczne prowadzenie działalności.
Jak długo trzeba przechowywać faktury?
Wszystkie faktury, niezależnie od formy, muszą być przechowywane przez minimum 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że faktura wystawiona w styczniu 2026 z terminem płatności w lutym musi być przechowywana do końca 2031 roku.
Można je archiwizować:
- w formie papierowej,
- w formie elektronicznej (PDF, TIFF, JPG),
- poprzez digitalizację papierowych wersji (po zeskanowaniu).
Istotne jest zapewnienie dostępu do faktur dla urzędów w przypadku kontroli. Dlatego warto zadbać o porządek w dokumentacji i odpowiednie zabezpieczenia danych.
Co jeszcze warto wiedzieć o fakturach?
W niektórych przypadkach faktura musi zawierać dodatkowe informacje, np.:
- „metoda kasowa” – w przypadku małych podatników,
- „mechanizm podzielonej płatności” – jeśli wartość brutto przekracza 15 tys. zł i dotyczy towarów lub usług wrażliwych,
- „procedura marży” – np. przy sprzedaży używanych towarów czy usług turystycznych,
- informacja o przedstawicielu podatkowym – jeśli faktura jest wystawiana przez niego w imieniu podatnika.
W przypadku klientów zagranicznych faktury można wystawiać w języku obcym, ale rozliczenie VAT musi być prowadzone w złotówkach. Dobrym rozwiązaniem jest faktura dwujęzyczna – np. po polsku i angielsku.
Jak wystawić fakturę końcową lub zaliczkową?
W przypadku transakcji z podziałem płatności, np. na zaliczkę i resztę kwoty, wystawia się dwie faktury – zaliczkową i końcową. Faktura końcowa powinna odnosić się do wcześniejszej faktury zaliczkowej i zawierać podsumowanie całej transakcji.
W systemach księgowych dostępna jest opcja „faktura końcowa”, która automatycznie zaciąga dane z faktury pro forma lub oferty. Ułatwia to kontrolę nad rozliczeniami i eliminuje ryzyko błędów.
Wystawienie faktury to nie tylko obowiązek prawny, ale także element budujący profesjonalizm firmy. Poprawność, przejrzystość i terminowość tego dokumentu wpływa na relacje z kontrahentami i bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorstwa.
Co warto zapamietać?:
- Obowiązek wystawiania faktur dotyczy głównie podatników VAT oraz przedsiębiorców korzystających ze zwolnień podatkowych w określonych przypadkach.
- Każda faktura musi zawierać m.in. datę, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, opis towaru/usługi, stawkę VAT oraz wartość netto, VAT i brutto.
- Od 2026 roku obowiązkowe będzie wystawianie e-faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) w formacie XML.
- Faktury należy przechowywać przez minimum 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- W przypadku błędów na fakturze można wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą, w zależności od rodzaju błędu.
